Tự Động Hóa Doanh Nghiệp

Mô tả

Góc nhìn Aha

“Anh mà nghỉ một tuần là công ty loạn ngay.” Nhiều người chủ nói câu này với một chút tự hào, vì nó chứng tỏ mình quan trọng. Nói thêm vài năm nữa thì giọng tự hào nhường chỗ cho mệt mỏi. Tự Động Hóa Doanh Nghiệp của Hoàng Đình Trọng là một cuốn sách Việt viết cho đúng thời điểm chuyển giọng ấy.

Trước hết cần hiểu đúng tên sách. Tự động hóa ở đây không nói về máy móc hay phần mềm. Nó nói về một doanh nghiệp chạy bằng hệ thống, tức bằng quy trình, vai trò và chuẩn mực rõ ràng, thay vì chạy bằng trí nhớ và sự có mặt của một người. Tác giả hình dung doanh nghiệp đi qua năm giai đoạn phát triển, vận hành trên mười bốn hệ thống, trong đó năm hệ thống được coi là nền tảng. Ông gom chúng lại trong một hình ảnh gọi là bánh xe tự động hóa, kèm kế hoạch hành động cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Mình không đi sâu vào từng hệ thống ở đây, vì giá trị của sách với mình nằm ở cách đặt vấn đề. Ý làm mình dừng lại là chuyện các giai đoạn. Một doanh nghiệp năm người và một doanh nghiệp năm mươi người gặp những vấn đề khác hẳn nhau, và cách làm giúp công ty sống sót ở giai đoạn trước có thể chính là thứ kìm nó ở giai đoạn sau. Người chủ quán xuyến mọi việc là tài sản khi công ty còn nhỏ và là nút thắt khi công ty lớn lên.

Làm đào tạo và đồng hành với doanh nghiệp, mình nghe ba câu rất quen. “Công ty có quy trình hết rồi, mà không ai làm theo.” “Việc này chỉ chị Hoa biết, chị ấy nghỉ là chịu.” “Em làm theo thói quen thôi, có ai hướng dẫn đâu.” Cả ba cho thấy một khoảng trống giống nhau. Quy trình đã được viết ra, hoặc đang nằm trong đầu một người, nhưng chưa từng được dạy cho đến khi người khác làm được.

Câu hỏi mình mang về là: trong công ty, tri thức nào đang chỉ nằm trong đầu một người, và người đó có phải là mình không? Mình nghĩ phần lớn người chủ biết câu trả lời, chỉ là chưa có dịp ngồi xuống viết nó ra thành danh sách.

Về giới hạn, mình muốn nói thẳng vài điểm. Con số năm giai đoạn hay mười bốn hệ thống là cách tác giả sắp xếp kinh nghiệm của mình, không phải kết quả của một nghiên cứu được kiểm chứng rộng. Bạn nên xem đó là một tấm bản đồ để đối chiếu chứ không phải chuẩn bắt buộc, vì ngành nghề và quy mô khác nhau sẽ cần số hệ thống khác nhau. Sách bao quát rộng, nên mỗi hệ thống chỉ được trình bày ở mức khung. Ai cần biết cách viết một quy trình cụ thể hay dựng một bảng lương sẽ phải tìm thêm nguồn khác.

Cái tên cũng dễ gây kỳ vọng sai. Không có doanh nghiệp nào tự chạy theo nghĩa đen. Hệ thống vẫn do con người vận hành, và con người thì cần được tuyển đúng, dạy kỹ, nhắc lại nhiều lần. Phần này sách có đề cập, nhưng theo mình chưa tương xứng với độ khó của nó ngoài đời.

Điều mình bổ sung là thứ tự làm. Trước khi dựng mười bốn hệ thống, hãy chọn một việc lặp lại nhiều nhất và gây lỗi nhiều nhất, viết nó ra trong một trang, rồi dạy cho một người đến khi họ dạy lại được cho người thứ ba. Với mình, một hệ thống chỉ thật sự tồn tại khi nó được truyền qua hai đời người làm mà không cần người viết ra nó đứng bên cạnh.

Mình đọc cuốn này với một cây bút, đánh dấu doanh nghiệp mình đang ở giai đoạn nào và hệ thống nào đang yếu nhất, rồi chỉ đọc kỹ phần đó. Cuốn sách hợp với chủ doanh nghiệp SMEs đã qua vài năm đầu, đang thấy mình là người bận nhất công ty và muốn có một bức tranh tổng thể bằng tiếng Việt, với bối cảnh Việt. Người mới khởi sự chưa có khách ổn định, hoặc người cần công cụ chuyên sâu cho từng phòng ban, sẽ chưa thấy nó vừa tay.

Nếu phải vắng mặt một tháng, bạn sẽ để lại cho đội ngũ một hệ thống, hay một danh sách số điện thoại để gọi khi có chuyện?

Link mua sách